Burgers Archief Service

Case: Zaakgericht werken (ZGW)

Burgers Archief Service BAS heeft een klant begeleid bij de implementatie naar een nieuw documentair managementsysteem (DMS). Vervolgens is het DMS ingericht conform zaakgericht werken (ZGW).

Projectaanpak:
Gedurende een aantal maanden heeft BAS de bedrijfsprocessen en beschrijvingen van de administratieve organisatie doorgenomen, de projectboeken van de verschillende afdelingen bestudeerd, begro-tingen gelezen en archiefonderzoek gedaan. Dit om te komen tot het opstellen van de Zaaktypencatalogus (ZTC) en het Zaaksysteem.

 

Na oriëntatie en bestudering van de documenten is een MODEL opgesteld waarin naast het zaaktype en het zaaksysteem (omschrijving van de zaak op basis van het zaaktype) ook andere elementen zijn beschreven die nodig zijn voor zaakgericht werken. Denk hierbij aan: afdeling of team, leidinggevende, proceseigenaar, behandelaar, organisatienaam, locatie archief, wettelijke grondslag van het bedrijfsproces en waarop het zaaktype is gebaseerd, wet-telijke grondslag archief (gebruikte Selectielijst), bewaartermijn, ver-melding categorie Selectielijst, vertrouwelijkheid, (wettelijke) afdoe-ningstermijn en workflow.

 

Vervolgens zijn op basis van het zaaktype de zaken beschreven (het Zaaksysteem). Deze verdiepingsslag is tot stand gekomen in overleg met de proceseigenaren en de behandelaren. In sommige gevallen zijn hierbij ook de leidinggevenden betrokken geweest. In het Zaaksysteem zijn elementen be-schreven zoals documenttypen (inkomend, intern, uitgaand), het resultaat van de zaak, het/de te gebruiken sjablo(o)n(en) en de status van de zaak.

 

Het gaat hierbij om een dynamisch document dat bij wijzigingen van de wet- en regelgeving of door organisatie verandering(en) geregeld moet worden herzien.

 

Heeft u interesse om met Burgers Archief Service BAS van gedachten te wisselen over zaakgericht werken?
Dan nodigen wij u hier graag voor uit! U kunt contact opnemen met Martin Burgers voor vrijblijvend advies: bel 06-10290894 of mail via info@baservice.nl.