Case: Opstellen Handboek digitale vervanging



Het opstellen van het Handboek digitale vervanging met het daarbij behorende model “Besluit tot vervanging van archiefbescheiden” kunt u aan Burgers Archief Service BAS uitbesteden. Ook begeleiding bij het opstellen van het Handboek is mogelijk.

In het Handboek digitale vervanging worden naast de verplichte vormeisen de volgende onderdelen uitgewerkt:

• verantwoording van de vervanging;
• beschrijving van de inrichting van het vervangingsproces;
• procedures bij wijzigingen in processen en systemen;
• technische inrichting.

Achtergrond:
Artikel 7 van de Archiefwet 1995 geeft zorgdragers de mogelijkheid om archief-bescheiden te vervangen door reproducties zodat de originele en authentieke bescheiden kunnen worden vernietigd. De reproducties krijgen op grond van de Archiefwet de status van origineel en zijn hiermee archief-bescheiden zoals de wet voorschrijft.

Per 1 januari 2013 is de wetgeving gewijzigd en schrijft artikel 26B van de Archiefregeling 2010 voor dat de zorgdrager zelf een besluit tot vervanging kan nemen. Een positief advies van de (gemeente)archivaris is niet meer vereist en dit geldt ook voor het Handboek digitale vervanging. Het opstellen van een Handboek kan echter nog steeds van dienst zijn voor de zorgdrager, als basis voor het vervangen van archiefbescheiden door reproducties.